Como controlar as vendas de cartões de crédito e débito

É praticamente impossível aos empresários de todos os portes, hoje em dia, imaginarem vender os seus produtos e serviços sem o uso de cartões de crédito e de débito. Mesmo quem ainda não aceita esses cartões em seus estabelecimentos, possivelmente, sofre com a perda de vendas pela ausência dessa oferta de pagamento.

Bares, Restaurantes, Pizzarias e Lanchonetes são praticamente obrigados a aceitar essa forma de pagamento, para não terem problemas com fluxo de clientes.

Software Controle Recebimento de Cartões

A facilidade que existe para os consumidores pagar pelos mais diversos produtos e serviços com os cartões de crédito e débito e mesmo a segurança que essa modalidade oferece são inegáveis. Além disso, o cartão de crédito se mostra ainda mais vantajoso, uma vez que permite aos consumidores comprarem mesmo quando não possuem dinheiro na conta.

Por isso, as famosas maquininhas que aceitam o pagamento com cartão de crédito e débito são objeto de desejo de muitos empresários, mas também podem ser motivo de muita dor de cabeça se os pagamentos a receber não forem bem geridos. Isso significa que é preciso saber como controlar as vendas de cartões de crédito e débito, como fazer a conciliação desses recebimentos, desses recebíveis.

E para saber mais sobre o assunto, neste artigo você vai conferir os seguintes tópicos:

  • Porque controlar as vendas com cartão
  • Conciliação dos pagamentos com cartão
  • Ferramentas gratuitas de conciliação de cartões
  • Dicas para controlar as vendas com cartão
  • Quais são as principais operadoras no Brasil
  • Maquininhas para celular disponíveis no mercado
  • Maquininhas para usar sem celular

Porque controlar as vendas com cartão

Ao controlar as vendas com cartão é possível saber quais são os valores que devem entrar no caixa da sua empresa e, o melhor, quando exatamente. Afinal, existem muitas regras e cada operadora de cartão de crédito e débito possui normas específicas a respeito dos pagamentos feitos nessas modalidades.

Mas ter essas informações é essencial, uma vez que com elas você pode atualizar o seu fluxo de caixa e manter o planejamento financeiro do seu negócio em dia. Mesmo que empresas de todos os segmentos de mercado se beneficiem de ferramentas que colaboram com a tarefa de controlar recebimento de cartão de crédito, estabelecimentos comerciais com grande fluxo de vendas são os mais beneficiados.

Isso acontece porque, se todos os dias, a sua loja, bar ou restaurante recebe muitos clientes que pagam usando o cartão de crédito ou débito, é um maior volume de valores que se deve controlar para saber quando o dinheiro vai entrar efetivamente no caixa. E mais, de acordo com a situação do seu negócio, é possível solicitar à operadora um adiantamento dos pagamentos.

Mas como isso possui um preço, é preciso avaliar bem se é realmente necessário. Afinal, se logo o seu estabelecimento vai receber os valores referentes aos pagamentos feitos com cartão não há porque se precipitar. E se antecipar os recebíveis parece inevitável, uma forma de saber se isso é realmente uma boa ideia é conferindo as taxas de outras linhas de crédito.

Conciliação dos pagamentos com cartão

Embora as operadoras possam oferecer recursos para ajudar a sua empresa a como conferir vendas de cartão de crédito e débito, a questão é que o mais comum é que as empresas costumam trabalhar com diversas bandeiras. Isso quer dizer que você deve encontrar outras soluções para controlar e acompanhar todas as transações.

Esse controle é chamado de conciliação de pagamentos, sendo que uma forma bastante usual de realizá-la é com a ajuda do Excel. Para tanto, o primeiro passo é cadastrar todos os tipos de recebimento que a sua empresa possui, bem como informar na planilha quais são as taxas que cada bandeira cobra.

Nessa planilha, além de informar a taxa administrativa, é preciso diferenciá-las. Ou seja, se o seu estabelecimento vende parcelado no cartão de crédito em diversas parcelas, as taxas podem ser diferentes. É essencial que você tenha total conhecimento desses valores para que não tenha surpresas desagradáveis.

Programa Consumer permite bares e restaurantes, controlar taxas e conciliação de cartões

Como fazer planilha de controle de cartão

A partir das informações cadastradas no Excel, é necessário registrar todos os recebimentos do seu estabelecimento, de acordo com a bandeira utilizada, na planilha controle cartão crédito Excel, sendo que os pagamentos feitos com cartão de débito também devem ser registrados.

No entanto, a sua gestão é facilitada porque o dinheiro costuma entrar no dia posterior ao pagamento com o cartão de débito. Já na hora de registrar uma venda feita a prazo, é preciso que na planilha Excel conciliação cartão de crédito sejam informados outros dados. Entre eles, a data em que a venda aconteceu e o valor da venda.

A bandeira do cartão utilizado, a operação realizada (débito, crédito, crédito parcelado) e a taxa de administração do cartão também devem ser registradas, porém, são informações já armazenadas no Excel. Assim, basta selecioná-las. Se a venda foi realiza de maneira parcelada, é necessário informar ainda o número de parcelas, o valor delas e a data da primeira parcela.

A partir do momento que se tem todas essas informações registradas a respeito das vendas diárias, o seu negócio consegue prever o dinheiro que vai ter em caixa todos os dias. Com isso, você consegue organizar de maneira mais eficiente o calendário de pagamento de contas, tanto dos custos fixos quanto dos variáveis.

Ferramentas gratuitas de conciliação de cartões

Mesmo que o controle de vendas cartão de crédito Excel seja uma forma eficiente de registrar e acompanhar as transações comerciais da sua empresa, hoje em dia, existem ferramentas gratuitas que podem tornar o seu trabalho muito mais fácil. O software de controle de cartão de crédito grátis é uma solução simples para quem trabalha com formas de pagamento diversas.

Além de disponibilizar uma planilha controle de recebíveis (cartões) grátis, reúne as informações das vendas com cartão de débito, permite o cadastro completo dos dados das vendas e parcela. Também permite que você obtenha relatórios para realizar as conferências e fazer comparativos.

Além disso, é possível fazer backup de segurança de todas as informações e compactá-las para que o seu armazenamento ocupe menos espaço com o passar do tempo. Da mesma forma, a sua planilha controle cartão de crédito parcelado ajuda na hora de prever os recebimentos de acordo com a data e o número de parcelas, quando a venda é feita desse modo.

O software de conciliador de cartões é uma solução ainda para a hora de conferir se todas as vendas realizadas foram registradas de forma adequada. Afinal, é preciso certificar-se que a administradora de cartões não cometeu nenhum erro. Outra vantagem dessa ferramenta que pode ser encontrada gratuitamente na internet é a conferência das taxas.

Isto é, ajuda você a verificar se as taxas foram cobradas corretamente por cada operadora. Dessa forma, não é preciso que a sua equipe perca tempo conferindo uma por uma das transações, economizando tempo e aumentando a produtividade, pois a sua equipe pode se dedicar às tarefas voltadas ao aumento das vendas.

Dicas para controlar as vendas com cartão

Para evitar cobranças erradas de taxas

Mesmo usando apenas as planilhas de Excel são de extrema importância alguns cuidados para que a sua empresa não tenha prejuízos quando vender com cartão de crédito e débito. As operadoras costumam cobrar taxas por todas as transações e elas são consideradas altas por muitos empresários.

Por isso, é necessário sempre monitorar essa cobrança para garantir que as administradoras de cartão estão seguindo o acertado. Embora essa tarefa possa significar um trabalho a mais para a rotina da sua empresa, é necessária, mesmo em estabelecimentos que realizam muitas vendas todos os dias.

Nesse caso, uma dica é fazer a chamada amostragem, onde é preciso escolher dias e transações aleatórias para fazer o cálculo manual e saber se a taxa cobrada está correta. Se forem verificadas discrepâncias é preciso entrar em contato com a operadora de cartões para fazer o acerto necessário.

Para conferir os recebimentos

Mesmo quando se faz uso da tecnologia, é importante realizar todas as conferências possíveis. Afinal, você pode estar perdendo dinheiro e nem saber. E uma forma de evitar isso é arquivando, por período, os comprovantes de vendas emitidos pelas maquininhas de todas as vendas realizadas, assim, elas podem ser checadas posteriormente.

Dessa forma, os estabelecimentos que usam a maquininha podem fazer o balanço diário, checando os comprovantes emitidos por ela com as vendas registradas no site da operadora do cartão. Essa conferência pode ser feita no dia seguinte, quando todas as transações foram finalizadas e devem estar presentes no site.

Para empresas com sistema de gestão

Empresas que possuem sistemas de gestão próprios encontram mais facilidade para fazer a conferência diária das informações das vendas. Isso porque toda a venda é registrada automaticamente no sistema, sendo que no dia seguinte basta imprimir um relatório e conferi-lo com as vendas presentes no site da operadora.

Além disso, o sistema ajuda a conferir as taxas cobradas por cada operadora de cartão de crédito e débito. No entanto, para que isso aconteça como o esperado é preciso, anteriormente, cadastrar no sistema as formas de pagamento oferecidas pela sua empresa, as bandeiras aceitas e as taxas que cada operadora cobra.

O sistema de gestão também possui o recurso chamado conciliação bancária, assim, é possível conferir na conta do banco da sua empresa se no dia previsto entraram os valores referentes aos pagamentos com cartão de crédito. Outro cuidado essencial para garantir que todos os pagamentos foram concluídos com sucesso.


Veja nesse vídeo de 38 segundos, como controlar a conciliação de cartão em seu negócio.
 

Quais são as principais operadoras no Brasil

Há um grande número de operadoras atuando no Brasil atualmente e, para saber qual é a melhor opção para o seu estabelecimento, é importante conhecer todas e avaliar quais atendem as suas necessidades. Em geral, uma loja, bar, restaurante ou outro local costuma oferecer para o seus clientes o pagamento com diferentes bandeiras.

Atualmente, as bandeiras mais conhecidas no país são as seguintes:

Algumas delas fazem parte do mesmo grupo, como a RedeCard, que é responsável pela MasterCard, Diners Club e RedeShop. Já o VisaNet e o Amex são responsáveis pelas bandeiras Visa e American Express, respectivamente.

No entanto, nem sempre a bandeira é a operadora do cartão de crédito ou débito, como é o caso da American Express, que é operadora e bandeira. Em muitas situações não é isso o que acontece, sendo que, além disso, as administradoras podem ser também os bancos que emitem os cartões.

De qualquer forma, são as operadoras que definem as regras do uso de cartão de crédito e débito, como taxas, juros, limites e outras características. Dessa forma, no Brasil, as principais operadoras de cartão são as seguintes:

  • Cartão de Crédito Banco do Brasil
  • Cartão de Crédito CAIXA
  • Cartão de Crédito Itaú
  • Cartão de Crédito Santander
  • Cartão de Crédito Bradesco
  • Cartão de Crédito HSBC

Também existem muitas outras administradoras, que são menores e que atendem apenas a alguns estados brasileiros ou só a um determinado perfil de consumidor. Nesse caso, alguns exemplos são os seguintes:

  • Credicard
  • Unicard
  • PanAmericano
  • Carrefour
  • Extra
  • Americanas
  • Ibi
  • TAM
  • Casas Bahia

Conheça as principais bandeiras de cartão

Visa

É uma das bandeiras de cartão de crédito mais tradicionais que atuam não só no país como em todo o mundo. Tanto é verdade que, hoje em dia, conta com cerca de um bilhão de cartões em todos os cantos do globo. Para alcançar esse número, é formada por mais 20 mil instituições financeiras.

Além disso, mais de 24 milhões de estabelecimentos no mundo trabalham com o Visa. Por isso, para grande parte dos empreendedores brasileiros é uma importante bandeira para aceitar no seu estabelecimento.

Mastercard

É mais uma bandeira tradicional no mercado brasileiro, sendo que a Mastercard possui em torno de 720 milhões de cartões em mais de 200 países. Para tanto, é formada por 25 mil instituições financeiras, sendo que é mais um cartão que você pode aceitar no seu bar ou restaurante para conquistar um maior número de clientes.

American Express

Já o número de consumidores que possuem o American Express gira em torno dos 57 milhões, sendo que os seus cartões, também conhecidos como Amex, são aceitos em um milhão de estabelecimentos no país. No exterior, esse número é de aproximadamente 13 milhões. Ou seja, mais uma opção relevante para o empresariado.

Elo

A Elo é uma bandeira relativamente nova, com a vantagem de ser totalmente brasileira. O seu trabalho é fruto da reunião de três bancos nacionais, sendo eles o Banco do Brasil, a Caixa Econômica Federal e o Bradesco. Devido a algumas facilidades que possui, está cada vez mais presentes nos estabelecimentos do país.

Sodexo

Assim como outras bandeiras, a Sodexo é uma bandeira de cartão corporativo, que atende mais de seis milhões de usuários no Brasil. Para saber se vale a pena para o seu negócio é preciso avaliar se o seu público alvo usa essa forma de pagamento.

Cartões regionais

Algumas bandeiras de cartão de crédito atendem somente determinadas regiões do país ou grupos distintos de consumidores, como é o caso dos seguintes exemplos:

  • Banescard - Espírito Santo
  • Sorocard – Sorocaba, São Paulo
  • Policard
  • Valecard
  • Agicard
  • JCB
  • CredSystem
  • Cabal
  • Green Card
  • Verocheque
  • Avista
  • Aura

Além de conferir a disponibilidade de usar essas bandeiras conforme o banco onde o seu estabelecimento possui conta, é preciso avaliar quais são as bandeiras mais vantajosas para o seu negócio. Afinal, como todas elas cobram taxas é preciso priorizar as mais relevantes.

Maquininhas para celular disponíveis no mercado

Além das bandeiras e operadoras de cartão de crédito e débito, é preciso entender como funcionam as maquininhas para celular com as quais os seus clientes podem pagar com cartão. No Brasil, também existem diferentes maquininhas disponíveis no mercado, que substituíram as tradicionais máquinas de cartão que exigiam uma maior burocracia para serem utilizadas.

Hoje em dia, com uma conta poupança já é suficiente para contratá-las. E, além de serem menos burocráticas, são soluções perfeitas para não perder vendas. Afinal, uma grande parcela da população prefere realizar o pagamento de produtos e serviços com os cartões, que são sinônimos de praticidade e, ainda mais, de segurança.

Além disso, conforme a maquininha, ela pode aceitar um grande número de bandeiras, facilitando, inclusive, o pagamento para os clientes do seu estabelecimento. As maquininhas para celular, por trabalharem Wi-Fi, também podem ser levadas para onde for necessário, o que é ideal para estabelecimentos que atuam de maneira itinerante.

Assim como dispõe de pagamento com cartão de crédito ou débito, essas maquininhas podem ainda aceitar pagamento parcelado. Em geral, você precisa ter somente acesso à internet Wi-Fi, 3G ou 4G, por meio de um celular ou mesmo tablet, desde que o modelo seja compatível com a maquininha.

E entre tantas opções disponíveis no mercado, algumas não cobram taxa de aluguel nem de adesão. Alguns exemplos são os seguintes:

SumUp Top

As principais vantagens dessa maquininha é oferecer taxa bem atrativa de parcelamento, além de taxas baratas para pagamentos feitos com cartão de crédito e débito. Também conta com saldo direto na conta bancária, 10 anos de garantia e selo de excelência no Reclame Aqui. Aceita Elo e HiperCard, sendo que a desvantagem está em oferecer poucas opções de bandeiras.

Minizinha do PagSeguro

Os benefícios desse modelo de maquininha são as suas taxas competitivas e o fato de não exigir uma conta bancária. Além disso, possui cinco anos de garantia e aceita diferentes bandeiras, inclusive, vale refeição. No entanto, os pontos negativos são o saldo cair na conta virtual e por só aceitar cartões de crédito e de débito com tarja via app, uma operação menos segura.

Maquinão iZettle

Essa é mais uma boa opção de maquininha para celular, sendo que o valor dos pagamentos entra em dois dias úteis na conta bancária, a bateria tem duração de oito horas e as taxas são competitivas. Porém, a desvantagem está em aceitar poucas bandeiras, entre elas, a Elo. Também peca por não aceitar cartão-refeição.

Point Mini

Já a Point Mini, a versão compacta do Mercado Pago, é um modelo de maquininha barata, pequena e leve, bastante prática. Oferece ainda taxas flexíveis, bons valores para parcelamentos e não é preciso ter conta bancária para se cadastrar.

Por outro lado, não aceita cartão refeição, sendo que outros pontos negativos é ter taxa por inatividade, o dinheiro entra em uma conta virtual, não aceita cartões com tarja e não é bem classificada no Reclame Aqui.

Payleven Mais

A Payleven Mais é mais uma opção de maquininha que aceita cartão de crédito e débito para você que deseja oferecer uma gama maior de formas de pagamento para os seus clientes. O saldo entra na conta dois dias úteis depois que os pagamentos são feitos, é uma máquina barata e tem 10 anos de garantia.

No entanto, tem pontos negativos, como o fato de poder ser usada somente em conjunto com celulares que tenham Android e as taxas de parcelamento são altas. Além disso, não passa cartão com tarja e existem reclamações sobre o seu atendimento.

Maquininhas para usar sem celular

Quem prefere ter em seu estabelecimento uma maquininha que não precisa do uso do celular também encontra opções vantajosas disponíveis no mercado. Afinal, com o advento dos modelos para celular, as empresas se puxaram para desenvolverem modelos bastante eficientes para usar sem celular.

Algumas delas são as seguintes:

Moderninha Pro

É uma opção bastante completa, aceitando cartão de tarja e de chip para débito e crédito, bem como cartão refeição e parcelamentos. É possível imprimir o recibo ou enviar por mensagem e, para ajudar no controle das vendas, oferece o aplicativo PagSeguro Vendas. Também aceita muitas bandeiras.

SumUp Super

A principal vantagem é a taxa de parcelamento, uma das melhores, além de não cobrar taxas extras, apenas sobre as vendas. O pagamento é feito na conta bancária de maneira direta, envia recibo por mensagem e aceita as principais bandeiras de cartão de crédito e débito. Possui ainda as taxas mais baixas de transação.

Minizinha Chip

Essa é outra opção de maquininha sem celular que é bastante em conta e básica, sendo ideal para quem tem pouco volume de vendas. A sua bateria dura apenas quatro horas, as taxas e prazo de recebimento são competitivos, mas o dinheiro entra em conta virtual. Tem cinco anos de garantia e aceita um bom número de bandeiras de cartão de crédito e débito.

Programa para controlar recebimentos por cartão de crédito e débito.

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