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NFC-e, SAT e ECF para restaurantes: qual nota fiscal utilizar?

O cotidiano do cidadão brasileiro é envolto por uma burocracia abusiva desde o momento em que acorda até a hora de dormir, e não é por menos que se tornou algo pelo qual os habitantes do Brasil têm aversão. Este fato é ainda mais intenso para o empresário brasileiro, que passa por diversos obstáculos a partir do momento que decide abrir seu próprio negócio, como dificuldades no cálculo e pagamento de impostos, impedimentos para introduzir seu produto ou serviço no mercado, e inclusive complicações para receber o que lhe é devido.

Mesmo atividades simples, como comprar, vender, produzir, entregar e receber, passam a ser vistas com temor diante da burocracia, embora sejam ações essenciais para o desenvolvimento de um país e geração de renda para sua população.

As obrigações administrativas impostas pelo governo e seus diversos órgãos públicos, a apuração e recolhimento de inúmeros impostos, a procura por informações legais em um cenário de pouca transparência política e outras exigências impostas aos proprietários de empresas (e restaurantes) custam muito dinheiro e tempo. Entre as diversas imposições, uma que tem tirado o sono de diversos empresários em função das diversas mudanças que vêm ocorrendo nas regras estabelecidas pelos Estados é a nota fiscal.

A nota fiscal é uma declaração cuja finalidade é registrar a compra de um produto ou a prestação de serviço de uma empresa para uma pessoa física ou jurídica. A partir do momento que a nota fiscal registra um pagamento entre as partes envolvidas na compra ou venda, ela também passa a agir como ferramenta de recolhimento tributário.

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A não emissão da nota fiscal por parte da empresa ocasiona sérios problemas para os proprietários do negócio, fato que é caracterizado como sonegação fiscal. Logo, por não possuírem um entendimento claro sobre o assunto, muitos empresários deixam nas mãos do contador o papel de cuidar da questão fiscal da empresa.

Embora seja importante a função que o contador realiza, também é necessário que o empreendedor conheça um pouco dessa parte burocrática e defina ações que facilite os trâmites fiscais e a transparência dentro da empresa. Portanto, manter-se atualizado e atento às obrigações legais é fundamental, principalmente em relação às notas fiscais, uma vez que existem três tipos diferentes de cupons.

Atualmente, os donos de restaurantes têm à disposição diversos tipos de notas fiscais, que variam de Estado para Estado: o ECF (Emissor de Cupom Fiscal), o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor) e a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica). Cada Estado adotou uma das três soluções para lidar com a questão fiscal, mas isso não impediu que os empresários utilizassem mais de uma solução no dia a dia. Isso vem ocorrendo em função das mudanças na lei sobre a emissão das notas fiscais, e podemos chamar esse um período de fase de transição, na qual os contribuintes podem utilizar um ou mais tipos de notas fiscais até se adaptarem ao novo código, que vai abandonar de vez o ECF.

Obrigações fiscais

Os compromissos legais de cada restaurante variam em função do Estado no qual ele opera. Hoje, todos os Estados exceto Santa Catarina já adotaram a NFC-e para substituir o ECF, e passam por diferentes fases de implementação, como divulgação, legislação, homologação voluntária e homologação obrigatória. Para informações mais detalhadas sobre como agir em relação à questão fiscal de acordo com sua localização, acesse o SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de cada Estado:

É importante lembrar que há leis que valem em todos os fatos, independente do tipo de nota fiscal que venha a ser utilizada, entre elas a obrigatoriedade de armazenar os documentos fiscais por um período mínimo de cinco anos, ação sujeita à multa no caso de descumprimento. É necessário armazená-las com segurança e organização, e não é nada recomendado guardá-las em uma simples pasta de arquivos do computador, pois, se o equipamento for danificado, você pode perder todas as notas.

Uma boa dica é utilizar programas profissionais de gerenciamento e armazenamento de cupons fiscais, que incluem ferramentas apropriadas para guardar as notas com segurança (na nuvem) e organização (sistema de pesquisa através de filtros). Conheça um software excelente para gerir seus cupons fiscais clicando aqui.

O que é o ECF e porque ele está sendo substituído

O ECF, ou Emissor de Cupom Fiscal, é um sistema que inclui um software e hardware responsáveis por emitir e transmitir as notas fiscais ao Estado. O ECF não é nada além de uma impressora dedicada que possui um certificado digital exclusivo, conectada ao PAF – o Programa Aplicativo Fiscal. Esse equipamento possui uma memória interna capaz de conservar os cupons gerados, tanto as informações quanto a imagem da nota.

O funcionamento o sistema ECF é básico, e não necessita da internet para funcionar já que os dados são armazenados em sua memória. Embora não utilize meios digitais, a transmissão das informações para a Secretaria da Fazenda ainda é realizada, porém através do Sintegra ou SPED (dentro do software PAF), com periodicidade mensal.

Uma grande desvantagem da utilização do ECF é que, caso o equipamento utilizado necessite manutenção, a mesma deve ser realizada por uma empresa credenciada pelo Ministério da Fazenda. Além disso, o processo de trabalho do PAF inclui diversas rotinas que só existem para fins de fiscalização, e não inclui nenhum benefício para o consumidor final. Logo, o software acaba sendo mais lento do que poderia ser.

De fato, só para instalá-lo é necessário um banco de dados local que armazena informações repetidas somente para servir ao fisco. Inclusive, desde sua implementação até o momento não foi prevista a inclusão da internet na legislação do PAF, tornando-o, portanto, um sistema de pouca segurança fiscal. Não é à toa que o ECF será substituído pelo NFC-e ou SAT. Apesar de ainda ser válida a utilização do PAF-ECF para emissão de nota fiscal, os Estados passam por um processo transitório, e o uso deste tipo de documento está com data marcada para terminar.

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O novo cupom: NFC-e

A NFC-e, ou Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, é um documento eletrônico que é emitido e armazenado na “nuvem” pelo contribuinte habilitado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Por existir apenas no formato digital, faz-se necessário uma Autorização de Uso disponibilizada pela SEFAZ e a assinatura digital do emissor da nota no documento para que tenha assegurada sua validade jurídica.

O objetivo da NFC-e é documentar qualquer operação comercial entre a empresa e o consumidor (seja pessoa física ou jurídica), tanto em vendas presenciais quando em vendas realizadas para entrega a domicílio. Esta nota foi criada com o propósito de substituir o antiquado processo utilizado pelo ECF, que necessita de um aparelho autorizado pela Receita Federal para emitir os cupons fiscais. Logo, diferente do ECF e do SAT, não há nenhuma necessidade de instalar um equipamento específico para emissão da NFC-e.

A impressora utilizada pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF) tem um preço de aquisição e manutenção muito alto, enquanto a NFC-e requer apenas uma impressora térmica (não fiscal), que pode ser encontrada no mercado com custos entre R$ 450,00 e R$ 800,00.

Diferente do ECF, a NFC-e requer uma conexão estável com a internet, havendo regras de contingência na ausência ou falha na conectividade. Para o contribuinte poder assinar e transmitir os dados da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, ele deve possuir um certificado digital.

Esse tipo de documento fiscal possui um padrão similar ao da NF-e, embora possua algumas diferenças, como por exemplo, a renúncia na utilização de papel. É importante ressaltar que este modelo de nota ainda não é obrigatório em todos os Estados, mas pode ser utilizado por opção.

A NFC-e foi um grande avanço para os empresários, facilitando bastante o processo de fiscalização e diminuindo os custos de manutenção. Veja a seguir alguns benefícios da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica para os restaurantes:

  • Não é necessário investir no equipamento e software utilizados no ECF ou SAT.
  • Torna possível a venda móvel, ou seja, fora do estabelecimento físico.
  • Todo o processo passa a ser menos burocrático.
  • O sistema utilizado pela NFC-e permite a abertura e fechamento do caixa a qualquer momento.
  • Os gastos operacionais com notas fiscais diminuem.

Esse novo sistema também trouxe vantagens para o consumidor. Confira:

  • Gera agilidade no atendimento e pagamento do produto ou serviço.
  • É possível para o cliente visualizar em tempo real a validade da sua compra.
  • Garante segurança para o consumidor antes e depois da compra.
  • Reduz o tamanho das filas ocasionadas pela demora no pagamento através de um sistema lento (como o ECF).
  • Permite que o consumidor fiscalize as notas e cupons fiscais recebidos, através do QR Code exibido nos documentos impressos.

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Informações importantes sobre a NFC-e

Existem muitas diferenças entre a NFC-e e o ECF, então, não é de se espantar que a experiência de emissão de notas fiscais seja diferente em um e no outro. Leia abaixo algumas informações importantes para os contribuintes que utilizarão a NFC-e como o principal sistema emissor de documento fiscal:

  • Não é possível fazer devoluções pela NFC-e, somente pelas NF-e.
  • É impossível também fazer carta de correção.
  • O emissor não consegue emitir e imprimir a NFC-e no equipamento utilizado pelo ECF, pois o mesmo não é interligado com a internet.
  • O prazo de cancelamento de uma nota fiscal varia de Estado para Estado, tempo que varia entre 30 minutos a 48 horas.
  • Quando a venda realizada for presencial, não é necessário informar os dados do cliente. Do contrário, a exigência de dados é obrigatória, como no caso de vendas para entrega a domicílio.
  • Não é necessário que o emissor da NFC-e envie ao consumidor o arquivo XML da nota fiscal nem disponibilize alguma forma de download do mesmo, a não ser que o cliente solicite tal operação antes do início da emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.

Para começar a emitir NFC-e no seu restaurante, você deve certificar se sua empresa possui os requisitos necessários e tomar algumas medidas, entre elas:

  • Conferir se o seu negócio se enquadra na faixa de faturamento que obriga o empreendedor a emitir notas fiscais (mas caso não esteja, é possível emitir cupom fiscal por opção).
  • Entrar em contato com o contador ou diretamente com Secretaria da Fazenda do seu Estado para solicitar o certificado A1 para sua empresa (necessário para assinar digitalmente a NFC-e).
  • Procurar um programa de gestão de notas fiscais que já faça a emissão das NFC-e e dar início às vendas ou prestação de serviços.

Os Estados brasileiros estão implementando a NFC-e na legislação, mas cada Estado possui um cronograma diferente. Enquanto em alguns a utilização desse sistema fiscal já é obrigatória, outros ainda estão realizando testes. Portanto, fique atento às mudanças realizadas dentro do seu Estado através do portal da SEFAZ. A obrigatoriedade da nota fiscal vai depender também do CNAE da empresa (atividade empresarial), faturamento anual e campo de atuação (atacado, varejo, etc).

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E onde entra o SAT?

Os Estados vêm trabalhando já há algum tempo em um sistema que possa substituir de vez o ECF enquanto garante eficácia na emissão de documentos fiscais. Desde o início, o principal objetivo era migrar da nota em papel para um meio eletrônico, tal como ocorreu com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica.

Em dezembro de 2010, São Paulo surgiu com uma nova solução fiscal chamada Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), que depois passou a ser conhecida como SAT-CFe, ou Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos – o primórdio do SAT utilizado hoje.

Depois de vários testes, esse sistema entrou em operação no final do ano de 2014 e passou a documentar todos os arquivos relacionados ao comércio varejista paulistano de forma eletrônica. Assim como proposto, ele substituiu um ECF e tornou os trâmites fiscais e tributários mais simples e práticos.

O funcionamento do SAT se baseia em um sistema constituído por um hardware e software conjuntos, responsáveis pela autorização e transmissão das notas por meio da internet. O hardware é pequeno e denominado [email protected], fornecido por diferentes fabricantes e com preço em torno de R$ 1.400,00. Porém, é possível imprimir os cupons fiscais através de uma impressora comum, não necessariamente fiscal, que costuma ser mais barata que as outras.

Assim como a NFC-e, o contribuinte que utiliza o SAT deve possui um certificado digital para assinar digitalmente as notas ficais e transmitir seus dados de vendas à Secretaria da Fazenda. Contudo, o compartilhamento de informações à SEFAZ é realizado de maneira diferente.

Embora utilize a internet para realizar a transmissão dos dados, esse sistema não tem a necessidade de estar conectado à internet a todo o momento. Além de ser periódica, a transmissão é feita automaticamente. De fato, em situações nas quais haja falha na conexão, o SAT armazena as informações até que a internet seja restabelecida.

Outra grande diferença entre a NFC-e e o SAT é o fato de que o primeiro não necessita de equipamento nenhum para funcionar, enquanto o último utiliza um hardware homologado para exercer sua função. Apesar disso, não é preciso comprar um aparelho para cada caixa que houver no estabelecimento, como no caso do ECF – o equipamento pode ser compartilhado por todos os caixas ativos em um mesmo local.

A entrada da NFC-e em São Paulo

O ingresso da NFC-e em São Paulo lançou diversas dúvidas entre os empresários paulistanos, já que o SAT havia sido implantado na região há algum tempo. A verdade é que a SEFAZ de São Paulo somente afirmou que os varejistas devem adequar seus estabelecimento ao novo modelo de emissão de notas fiscais, substituindo o ECF dentro do prazo de obrigatoriedade definido para cada setor do mercado, qualquer que seja a solução utilizada, NCF-e ou SAT.

No entanto, a legislação determina que os lojistas utilizem o NCF-e apenas em situações em que não ocorra a contingência offline, ou seja, a falha na conexão com a internet. Nessas ocorrências, o empreendedor que é obrigado ou deseja emitir a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica deve possuir um aparelho SAT livre e ativo, conectado ao mesmo computador utilizado pelo sistema da NFC-e – assim, na ausência de internet, o SAT passa a emitir os cupons fiscais e a armazená-los na memória do aparelho, só esperando para transmitir os dados ao SEFAZ.

Portanto, como não se pode garantir uma conexão estável e segura de internet no Brasil, o empresário que resolveu adotar a NFC-e como o sistema principal para emissão de documentos fiscais acaba sendo obrigado a adquirir o hardware do SAT como um plano B.

Então, qual a melhor escolha para o restaurante?

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é aconselhada para estabelecimentos que possuem uma conexão boa e estável com a Internet, e que trabalhem também com um maior tráfego de informações. De qualquer maneira, sempre haverá o risco de a conexão com a internet falhar ou o sistema da Secretaria da Fazenda ficar indisponível.

Já para estabelecimentos que têm dificuldades de acesso à Internet ou problemas com a transmissão de informações ao SEFAZ (como uma empresa que realiza vendas de forma ambulante ou em diferentes lugares), a melhor escolha é o SAT, pois o mesmo não requer conectividade integral com a internet, pois armazena os dados para serem enviados posteriormente.

Além disso, antes de escolher qualquer uma das duas soluções é preciso considerar a legislação sobre emissão de notas fiscais para cada Estado. O uso do SAT é obrigatório para empresas paulistanas, por exemplo, enquanto a utilização do NFC-e é obrigada aos Estados do Amazonas, Mato Grosso, Roraima e Sergipe.

Conclusão: saída do ECF e burocracia em relação ao restante

Para a maior parte da população brasileira, utilizar ferramentas tecnológicas no dia a dia é algo bastante comum, como, por exemplo, Internet banking, aplicativos para pedir comida online, apps para chamar táxi, etc. O mesmo ocorre dentro do mundo dos negócios, num mercado que têm se tornado cada vez mais digital. E outra vez, a situação não é diferente com o governo brasileiro, que está migrando para soluções digitais e mais seguras, como a NFC-e e o SAT.

Ambos foram concebidos com o intuito de substituir um sistema de emissão de documento fiscal considerado antiquado, o ECF, que não utilizava a internet para o armazenamento das notas e acabou por ser considerado ineficiente. Embora o SAT tenha surgido muito antes da NFC-e, a probabilidade é que esta última se torne obrigatória em todos os Estados brasileiros com o passar do tempo. De qualquer forma, para utilizar qualquer uma das duas soluções é necessário possuir um certificado digital credenciado pela Secretaria da Fazenda.

Mas apesar do mesmo objetivo, que é facilitar os trâmites legais relacionados à documentação fiscal, o SAT e a NFC-e possuem diferenças entre si. Primeiramente, o SAT não requer uma conexão estável com a Internet, mas necessita de um hardware homologado para funcionar – exatamente o contrário da NFC-e. Contudo, vale lembrar que é possível utilizar os dois sistemas em conjunto: a NFC-e como meio principal de emissão de notas, e o SAT como modelo secundário, apenas como plano de contingência na falta de internet.

O importante na hora de tomar uma decisão é avaliar a forma na qual seu restaurante trabalha (salão, delivery, os dois…) e a localização do seu estabelecimento (se possui um sinal bom de internet) e sempre consultar seu contador, para lhe orientar durante o processo. Qualquer que seja a solução adotada por você, saiba que a tecnologia veio para facilitar a sua vida, como empresário. Aliás, você já conhecia esses três tipos de documentos fiscais? Deixe sua resposta ou dúvidas nos comentários!

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