Planilhas Excel Grátis para controle de restaurantes e lanchonetes

O negócio de restaurantes é uma das indústrias mais difíceis e competitivas para ingressar. Muitos restaurantes decretam falência porque os donos não compreendem as operações e gerenciamento do estabelecimento. Aliás, a maioria das razões pelas quais os restaurantes vêm a falir é evitável. Para se ter idéia, ter uma comida ótima não está nem entre as cinco principais razões para se ter sucesso na área. No topo da lista dos maiores motivos que levam os restaurantes a falência está a má administração e uma falta de padrões operacionais.

A maioria das pessoas que amam comida e são ótimos cozinheiros abrem restaurantes, mas não possuem treinamento empresarial ou nem mesmo são bons líderes. É verdade que a comida em si, o ambiente e a localização são importantes, mas você precisa também de tino comercial. Você pode ter a hamburgueria mais chique da cidade, mas se os seus gastos com matéria-prima e funcionários são consistentemente maiores que seu lucro, você vai afundar.

A boa notícia é que à medida que o tempo passa, a tecnologia continua a evoluir. Hoje, existem diversas opções de softwares para te ajudar a economizar tempo e reduzir os desafios do gerenciamento de restaurantes.

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Planilhas do Excel Controle Restaurante Grátis

Se você já está familiarizado com os produtos da Microsoft, então você provavelmente já ouviu falar ou usa o programa de planilhas da empresa, conhecido como Excel. Caso não o conheça, pode ser que você já tenha se deparado com o Google Planilhas ou Numbers para Mac, ou qualquer outro tipo de programa de planilha.

Com a explosão do uso de computadores no final dos anos 90, a utilização de planilhas para auxiliar no gerenciamento e organização de informações se tornou algo bastante popular, e o Excel se tornou o programa preferido para realizar essas tarefas. Agora, quase 20 anos depois, as planilhas continuam populares e são utilizadas por alguns donos de restaurante para ajudar na administração de coisas como contagens de bebidas, inventário, rastreamento de folha de pagamento e, claro, programação do empregado.

Você pode utilizar o Planilhas do Excel para controlar seu restaurante, para acompanhar o orçamento e operações do restaurante, incluindo os seguintes pontos abaixo, claro que o mais recomendado é um software como o Consumer onde vamos ver mais a frente.

  • Inventário
  • Custo da comida
  • Cardápios
  • Programação dos funcionários
  • Listas de pedidos
  • Listas de preparativos
  • Histórico de vendas

Veja nesse link, diversos modelos e templates de planilhas prontas disponibilizadas pela Microsoft.

Como as empresas utilizam o Excel

Os restaurantes utilizam o Excel para gerenciar inúmeras tarefas, e à medida que você se familiarizar com as poderosas funções disponíveis, você encontrará vários usos para essa ferramenta empresarial. Confira a seguir como o Excel pode ser utilizado no dia a dia do restaurante.

  • Programação: as empresas criam programações básicas de funcionários com o Excel, que podem ser baseadas em código de cores. Crie planilhas semanais com títulos nas colunas para cada dia, e nomeie as linhas com base em intervalos de horas ou turnos de trabalho. Preencha cada cédula da planilha com o nome do empregado para um determinado dia.
  • Contabilidade básica: pequenos negócios geralmente utilizam o Excel como um programa básico de contabilidade ou livro-caixa. Você pode digitar depósitos e despesas em cada linha da planilha da mesma forma que você preencheria um caderno de registros. Um dos benefícios de utilizar o Excel para essa função é que você pode criar alguns gráficos e tabelas com o tempo para comparar o que têm entrado e saído do caixa.
  • Vendas de produtos: gerencie a venda de produtos com o Excel numa base diária, semanal, mensal, ou trimestral. Coletar os dados de vendas em uma planilha Excel permite que você comparte seu progresso a longo do tempo, e detecte tendências ascendentes e descendentes na medida em que elas ocorrem. De acordo com a Microsoft, uma vez que você tenha uma quantidade significativa de informações de vendas inseridas dentro do Excel, você poderá prever as vendas para o próximo ano.
  • Retorno de investimento: administrar o total de vendas em reais junto com o total gasto em publicidade e marketing com Excel permite que você veja o retorno de investimento para cada campanha. Se você sabe que normalmente vende 100 unidades de um produto cada semana no valor de R$20,00 reais cada, e ao mesmo tempo lança uma campanha publicitária que custa R$2.000,00 por uma semana, então você precisará vender um adicional de 100 produtos para compensar o valor gasto na campanha. Se você administra as vendas através de planilhas, será possível ver quanto tempo seu restaurante demora a atingir o ponto de igualar ou ultrapassar os níveis gastos em uma campanha de anúncios.
  • Dados de consumidores: com o Excel é possível criar um banco de dados de clientes completo. O que torna o Excel uma escolha popular para armazenar as informações de clientes é o fato de que você pode adicionar campos à medida que forem necessários, sem causar nenhum problema com os dados já existentes.

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As vantagens de utilizar o Excel

Simplicidade: todos sabem como utilizar planilhas. Caso você não saiba, é fácil aprender: basta clicar em uma cédula e digitar o que você quiser. Por ser uma ferramenta bastante direta, até mesmo uma pessoa com conhecimento limitado de utilização de computadores consegue usar facilmente o Excel.

Custo efetivo: o Excel vem em conjunto com um pacote de produtos empresarias da Microsoft, chamado Microsoft Office. Basicamente, você paga uma tarifa única que te dá acesso à última versão, tipicamente lançada a cada 2-3 anos. Caso você prefira comprar o programa separadamente, migre para o Google Planilhas, que é gratuito e mais fácil de usar e te oferece ferramentas necessárias para gerenciar seu restaurante.

As desvantagens de utilizar o Excel

Erro humano: é comum acontecerem erros de inserção de dados, pois quem está digitando o conteúdo é um ser humano. Uma vez que o programa não possui um sistema de conferência, esses tipos de erros podem (e vão) acontecer. O problema disso é que você pode promover a insatisfação entre seus funcionários ou clientes – como, por exemplo, no caso da programação de horários dos empregados e anotação dos pedidos, respectivamente. De qualquer forma, nenhum deles é bom quando a pretensão é administrar um negócio com sucesso.

Fórmulas: se você está criando o orçamento de trabalho para a sua programação de funcionários no Excel, você está brincando com fogo. Se alguma outra pessoa acidentalmente alterar a fórmula sem que você saiba, sérios problemas podem ser acarretados, como gastos adicionais ou pagamentos abaixo do determinado. O resultado final: dê um beijo de adeus para a rentabilidade e confiabilidade.

Controle da versão: quantas pessoas são responsáveis por atualizar o seu quadro de horários (como mudança de turno, férias, etc.)? Quanto mais pessoas tiverem acesso às suas planilhas Excel, maiores as chances de surgirem problemas. Por exemplo: quantidade insuficiente de pessoas para preencher o turno, plantas desequilibradas com diferentes níveis de habilidade, entre outros. Além disso, caso o documento esteja sendo compartilhado, descobrir quem tem a versão final da planilha pode ser uma tarefa difícil se você não tiver um processo muitíssimo organizado de trabalho.

Razões para você não utilizar planilhas no gerenciamento do seu restaurante

Houve uma época que a humilde planilha foi a ferramenta principal para lidar com grandes quantidades de informações associadas com a administração de um restaurante. Contudo, à medida que a tecnologia muda, novos e mais eficientes métodos de manuseio de dados têm surgido, incluindo sistemas integrados que podem tratar de suas informações de uma maneira mais segura e efetiva.

Hoje, utilizar uma planilha não é simplesmente algo ultrapassado, mas também pode ser perigoso para seu negócio! A seguir estão quatro razões para você não utilizar planilhas no gerenciamento do seu restaurante.

  1. Elas são inúteis para lidar com quantidades variáveis

Antes de irmos direto ao ponto negativo, vale dizer que as planilhas são realmente muito boas em fazer o que elas foram desenvolvidas para fazer – lidar com parcelas fixas e distintas de informações ao longo do tempo.

O que elas não são boas, no entanto, é em lidar com quantidades variáveis, e é aí que o serviço desmorona. No caso do gerenciamento de restaurantes, você tem que tratar de várias quantidades variáveis, como preços de ingredientes do atacado e volumes de ações. Para manter a planilha atualizada e manter o controle dessas quantidades você vai gastar muito tempo e bastante trabalho manual, e você deve se considerar sortudo se você não deixar passar nenhuma informação batida durante o processo.

Um sistema integrado que lida com o preço de seus fornecedores e atualiza seus registros corretamente vai eliminar esse risco.

  1. Elas são propensas à corrupção de dados

A corrupção de dados em uma planilha é difícil de ser rastreada, difícil de ser identificada (até que seja tarde demais) e pode causar danos incalculáveis. A corrupção de dados ocorre quando informações erradas são registradas no sistema. Essas informações são então alimentadas através de cálculos após cálculos, até que se espalhem como um vírus e corrompam todos os seus dados.

Esse problema leva a uma redução no faturamento, o que pode prejudicar tremendamente seu negócio se não for controlado. A chave para evitar uma grande catástrofe é não utilizar planilhas de forma alguma – ao invés disso, opte por um sistema que é menos vulnerável e que pode analisar discrepâncias rapidamente e de forma efetiva, removendo a causa da corrupção automaticamente.

  1. Leva muito tempo para corrigir seus erros

Os restaurantes precisam lidar com grandes quantidades de informações. Inserir e depois manter esses dados atualizados na planilha é um processo pesado e difícil de manejar – além do que pode tornar difícil a identificação de erros ou discrepâncias das informações. Pode levar horas ou até mesmo dias antes que você perceba que existe algo de errado com sua planilha, altura em que uma grande quantidade de danos dispendiosos já foi feito.

A não ser que você planeje empregar um time de pessoas para cuidar de suas planilhas numa base diária, para conferir e re-conferir erros, é muito difícil erradicar discrepâncias potencialmente prejudiciais. Se a quantidade errada for adicionada ou os dados corrompidos, esse erro torna-se soterrado na planilha da próxima vez que outras informações forem inseridas, sendo estas depois ocultas novamente da próxima vez e por aí vai. Os erros ainda estarão lá, atrapalhando seus cálculos, mas difíceis de serem encontrados e concertados.

Sistemas integrados de manuseio de dados facilitam a identificação de erros nos dados inseridos, e podem corrigir esses erros rapidamente.

  1. Elas são ineficientes

Manter uma planilha é um trabalho bastante intensivo e requer intervenção humana direta para registrar os dados. Isso por si só é um processo ineficiente, e prende um funcionário, ou funcionários, da sua equipe que poderiam estar trabalhando em outras tarefas mais úteis.

A quantidade de trabalho aumenta quando você está tentando encontrar e consertar um problema com suas informações. Sua equipe precisará gastar horas valiosas de trabalho navegando pelos dados e tentando salvar o que for possível, e todo o processo se tornará um exercício de limitação de danos.

De modo a aumentar a eficiência e maximizar o faturamento, os restaurantes precisam abandonar as tradicionais planilhas. Sistemas integrados analisam e manuseiam os dados mais efetivamente, atualizando automaticamente e liberando horas de trabalho extras para seus funcionários, que podem ser gastas em outras áreas do seu negócio.

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Porque um software de gerenciamento de restaurantes é tão importante

Todos os restaurantes (sejam pequenos, médios ou grandes) seriam beneficiados bastante ao trocar o gerenciamento manual dos processos do restaurante para um software ou sistema automatizado de administração. Veja a seguir algumas razões porque um programa de gerenciamento de restaurantes é algo que todo estabelecimento deve ter para melhorar a linha de produção.

  • Gerenciamento de força de trabalho: tradicionalmente, sistemas de gerenciamento de empregados ou força de trabalho eram constituídos de planilhas do Excel, programações em papel, contratos impressos, quadro de horários no papel, e por aí vai. Hoje, essas maneiras manuais de lidar com funcionários não são mais eficientes como uma vez foram. Ao contrário, elas se tornaram algo que consome bastante tempo e são extremamente problemáticas. Já os sistemas de gerenciamento de força de trabalho online se tornaram uma solução ideal, pois eles são 100 vezes mais competentes. Isso porque eles automatizam todo o processo de programação dos empregados e outras tarefas do RH. Esses sistemas possuem a capacidade de armazenar todos os tipos informações de funcionários, incluindo detalhes de contato, contratos e folhas de pagamento, minimizando a papelada, impressões, pastas desorganizadas e áreas de armazenamento extensas.
  • Controle de inventário: estocagem é geralmente o segundo maior gasto de um restaurante. Quando um restaurante é capaz de ter uma noção apropriada de seu inventário, é muito mais fácil predizer a quantidade de comida que precisa ser comprada e a quantidade a ser preparada para evitar o desperdício de comida. É somente identificando e se adaptando a esses hábitos que um restaurante consegue evitar o desperdício – e consequentemente economizar dinheiro. Isso é exatamente o que um software de gerenciamento de restaurantes de qualidade pode ajudar um estabelecimento a atingir. No entanto, nem todos os programas de administração de restaurantes no mercado trazem essa função.
  • Análise de vendas: muitos restaurantes, especialmente os mais estabelecidos no mercado, lidam com grandes volumes de dinheiro e cartão de crédito em uma base diária. Um software de gerenciamento de restaurantes, diferente da tradicional caixa registradora, rastreia todas as vendas até o último centavo. Dessa forma, os donos de restaurantes e gerentes podem identificar os itens mais populares do cardápio, assim como também os menos desejados. Com este tipo de informação, eles podem ajustar o cardápio adequadamente.
  • Processamento de cartões de crédito e débito: a maioria dos softwares de gerenciamento de restaurante também cuida do processamento de cartões de crédito e débito de forma fácil e efetiva, eliminando, portanto, a necessidade de um sistema separado. Um programa de boa reputação também torna esse processamento mais rápido e mais seguro para todos os envolvidos.
  • Preparação dos demonstrativos financeiros: os softwares de gerenciamento de restaurantes simplificam o processo de preparação dos demonstrativos financeiros, tais como lucros e perdas, declarações fiscais, e assim por diante. Contando com essa ferramenta, todos os documentos necessários podem ser acessados instantaneamente através do sistema, e assim como esperado isso vai economizar muito tempo e esforço.
  • Segurança do ponto de venda: os programas de gerenciamento de restaurantes aprimoram ou aumentam a segurança do ponto de venda. Isso simplesmente significa que com tal sistema já instalado, os funcionários serão sempre responsáveis por suas vendas, porque sem uma senha, seria impossível para eles mexer com cheques de clientes. Isso não só ajuda a reduzir o roubo entre funcionários, mas também impede que o empregado ofereça descontos não-autorizados para familiares e amigos.
  • Controle fora do local: os programas de gerenciamento de restaurantes também possuem a capacidade de disponibilizar login fora do restaurante através de uma conexão com a internet, ou seja, como dono de restaurante ou gerente, você estará apto a monitorar o uso do estoque, padrões trabalhistas, vendas, e outros processos cruciais do restaurante de forma remota ou à distância. Isso permite que você identifique e resolva problemas rapidamente, mesmo quando você não está na vizinhança.

Esses são apenas alguns benefícios que um programa de gerenciamento de restaurantes de qualidade pode oferecer para seu estabelecimento. De qualquer forma, no mínimo você pode esperar que sua linha de trabalho no restaurante seja aprimorada com a implementação de tal sistema.

Conclusão: Excel pode ser o gatilho para a expansão, mas não é o melhor caminho para evoluir seu negócio

O Excel pode ser o melhor amigo do dono de um restaurante pequeno, mas também é o pior inimigo, pois ele impede a evolução do negócio para novos patamares. Quando se trata de organizar programações e acompanhar certos tipos de informações, poucos programas oferecem as ferramentas necessárias a um preço baixo. Contudo, se você ainda está utilizando o Excel para analisar seu inventário, você está prejudicando seu restaurante.

Um gerenciamento completo da empresa é crucial para o sucesso de qualquer negócio. Antes, programas de gerenciamento de restaurantes eram muito caros para pequenos negócios, mas esse valor mudou. Hoje, o contrário é verdadeiro – é simplesmente muito mais caro e consome muito tempo não utilizar sistemas automatizados de gerenciamento.

Existem vários motivos para substituir as planilhas do Excel por programas de gerenciamento automatizados:

  • O Excel não oferece análise de estoque de forma instantânea (ou correta). Utilizar o Excel faz com que os dados sejam inseridos em horários fixos, ou seja, as planilhas sempre estarão desatualizadas com a quantidade atual do seu inventário. Utilizar planilhas também impede que você possa acompanhar giros de estoque e sazonalidade, o que leva a prateleiras vazias e clientes desapontados – ou, pelo contrário, pode acarretar o excesso de itens no inventário que simplesmente não vendem, levando ao desperdício de alimentos.
  • Ocorrem muitos erros de digitação e inserção de dados, que são difíceis de serem identificados e resolvidos. Inserir manualmente informações na planilha é algo que consome muito tempo e leva a ocorrência de inúmeros erros e até mesmo corrupção de dados, que pode prejudicar seriamente seu restaurante.
  • Utilizar o Excel desperdiça o tempo de seus funcionários e seu dinheiro. Não há uma maneira rápida de encontrar ou rastrear itens no Excel. Você precisará passar por planilhas complexas e muitas vezes desajeitadas para encontrar a informação que está procurando. Além disso, é preciso digitar as informações manualmente, o que limita o tempo dos funcionários, que poderiam estar trabalhando em outras áreas mais importantes do seu restaurante.
  • O Excel limita o acesso de usuários e aumenta o risco de fraude. A maioria das empresas tem mais de uma pessoa trabalhando com suas planilhas. Utilizar o Excel significa que apenas uma pessoa pode atualizar as informações numa dada hora, o que é ineficiente e leva ao acometimento de erros e fraude, já que aumenta o controle de um funcionário sobre as informações das planilhas.

Antes de fazer uma mudança nos custos operacionais da sua empresa, é importante considerar o preço. No entanto, migrar do Excel para um software de gerenciamento de restaurantes é uma decisão fácil de fazer. No final, o produto paga por si mesmo, já que economiza tempo, dinheiro e aumenta a eficiência da produção.

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4 comments

  1. Luciene Machado 15 setembro, 2017 at 17:43 Responder

    Boa tarde! Após abrir várias janelas p acesso a instalação, aparece uma mensagem de erro , dizendo que a fonte Tahoma não dá suporte Regular. Resumindo: Não consigo abrir.

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